In Fragen der Buchhaltung und des Steuerrechtes gilt der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall, der steuerliche Auswirkungen hat, durch einen Beleg auf Dauer dokumentiert sein muss.

Beleg bedeutet in diesem Fall, dass eine Rechnung/Kassenbon über eine Leistung oder eine Quittung oder Kontoauszug über eine Zahlung vorliegen muss.

Mitunter gibt es jedoch für einzelne Geschäftsvorfälle keinen Beleg, z.B. weil ein Kassenbon verloren gegangen ist oder weil ein Kassenautomat für Parkgebühren trotz Anforderung keine Quittung ausgegeben hat.

In diesem Fall kann das Vorliegen eines steuerlich zu berücksichtigenden Geschäftsvorfalles auch mittels eines Eigenbelegs glaubhaft gemacht werden. Wenn die Angaben auf diesem Eigenbeleg glaubhaft sind und in den üblichen Geschäftsablauf eines Steuerpflichtigen passen, wird auch ein solcher Eigenbeleg zur Geltung einer Betriebsausgabe anerkannt.

Dabei darf die Vorlage eines Eigenbelegs nur als Notlösung dienen. Die Vorlage zu vieler Eigenbelege im Rahmen einer steuerlichen Prüfung wird schnell zur Unglaubwürdigkeit der Buchhaltung und damit zu ihrer sogenannten Verwerfung führen. Das bedeutet, dass die Finanzverwaltung die Ergebnisse der Buchhaltung nicht mehr für die Bemessung der Steuerlast zu Grunde legt und steuerliche Gewinne schätzen kann.

Ein solcher Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

• Zahlungsempfänger
• Datum der Zahlung
• Grund für die Erstellung des Eigenbelegs (z.B. „Verlust“ oder „Automatennutzung ohne Quittungsdruck“)
• Beschreibung der für die Zahlung erhaltenen Leistung (z.B. „Parkgebühr zum Kundenbesuch bei (…)“ oder „Büromaterial“)
• Betrag der Aufwendungen
• Datum und Unterschrift.

Wir haben Ihnen ein Muster mit den notwendigen Angaben für einen Eigenbeleg hier bereitgestellt. Bitte füllen Sie das Formular aus und senden es uns unterschrieben auf dem üblichen Weg der Einreichung Ihrer Buchhaltungsunterlagen zu (digital über DATEV Unternehmen online, per Mail oder im Original).